Las copias tendrán el mismo valor probatorio del original, salvo cuando por disposición legal sea necesaria la presentación del original o de una determinada copia

¿Se vulneran los derechos fundamentales al debido proceso y el acceso a la administración de justicia, cuando no se otorga valor probatorio a las copias simples de documentos públicos, dentro de los procesos contencioso administrativos, cuando del acervo probatorio del expediente se puede inferir razonablemente la existencia de los originales?

“4.2. Documentos públicos, privados, originales y copias. Concepto y valor probatorio de los documentos auténticos.

 La Sala considera de especial relevancia realizar una corta conceptualización en relación con las pruebas documentales para lo cual, se hace necesario acudir a lo regulado por el Código de Procedimiento Civil – norma procesal vigente al momento de los hechos del caso concreto –  y  normas posteriores, como el Código General del Proceso (CGP).

 Tradicionalmente, las pruebas documentales se han clasificado en dos categorías; (i) documentos públicos y (ii) documentos privados. Así ha sido positivizado en el ordenamiento jurídico a través del artículo 251 del Código de Procedimiento Civil – ahora artículo 243 del Código General del Proceso -. El documento público se ha definido como aquel “otorgado por el funcionario público en ejercicio de sus funciones o con su intervención”[29]. Adicionalmente, el mencionado CGP incluyó en dicha definición “el documento otorgado por un particular en ejercicio de funciones públicas o con su intervención”[30].

 Por su parte, los documentos privados fueron definidos de manera negativa al señalar que son todos aquellos que “no reúnen los requisitos para ser documento público”. La doctrina ha señalado que la mencionada diferenciación “nada tiene que ver con su eficacia probatoria campo en el cual el documento privado, al igual que el público, son idénticos es decir tan solo prueban lo que se evidencia de su contenido”[31].

 

Uno de los principales asuntos en relación con la valoración probatoria se centra en determinar la autenticidad de los documentos. Este concepto resulta absolutamente relevante en tanto en ocasiones, debido a su consecuencia valorativa, se confunde con el de originalidad. Por lo tanto, existe la posibilidad de que un documento a pesar de ser original carezca de autenticidad. Un documento auténtico es aquel en el que existe total certeza en relación con la persona que lo elaboró, suscribió o firmó[32]. Se ha establecido que “la autenticidad es un requisito que debe estar cumplido para que el documento pueda ser apreciado y valorado por el juez en lo que intrínsecamente contenga”[33].

 

La Sala concluye que su valor probatorio deberá ser establecido caso a caso de conformidad con la totalidad del acervo probatorio y de acuerdo con las reglas de la sana crítica. El profesor Hernán Fabio López definió el presente asunto de la siguiente manera: “la autenticidad no tiene nada que ver con el efecto demostrativo del documento porque no puede éste ir más allá de lo que incorporó en él o de lo que representa, de ahí la necesidad de erradicar el frecuente malentendido de estimar que por ser auténtico un documento tiene más poder de convicción”.   

 

En principio, se estableció la presunción de autenticidad de los documentos públicos mediante el artículo 252 del Código de Procedimiento Civil. Sin embargo, la tendencia legislativa ha estado encaminada en afirmar la presunción de autenticidad tanto de los públicos como de los privados. La ley 1395 de 2010, modificó el inciso cuarto de la citada norma procesal, señalando que se presumen auténticos los documentos privados manuscritos, firmados o elaborados por las partes. En idéntico sentido se pronuncia el artículo 244 del Código General del Proceso (ley 1564 de 2012).

 

Por último, se requiere hacer una alusión a los documentos aportados en copias. El artículo 254 del Código de Procedimiento Civil –contenido material que no se encuentra en el nuevo Código General del Proceso – establece:

 

“Las copias tendrán el mismo valor probatorio del original, en los siguientes casos:

 

  1. Cuando hayan sido autorizadas por notario, director de oficina administrativa o de policía, o secretario de oficina judicial, previa orden del juez donde se encuentre el original o una copia autenticada.

 

  1. Cuando sean autenticadas por notario, previo cotejo con el original o la copia autenticada que se le presente.

 

  1. Cuando sean compulsadas del original o de copia autenticada en el curso de inspección judicial, salvo que la ley disponga otra cosa.”.

 

De conformidad con la anterior norma, las copias simples no tendrían el mismo valor probatorio que un documento original, en tanto deben cumplir con alguno de los eventos señalados.

 

La distinción entre el valor probatorio de los documentos originales y las copias se ha ido disolviendo en el desarrollo legislativo. El citado artículo 11 de la ley 1395 de 2010 señaló que con independencia de si el documento es allegado en original o en copia éstos se presumen auténticos[34], hecho que como se explicó, permite que sean valorados. Por su parte, el artículo 246 del Código General del Proceso, expresa que “las copias tendrán el mismo valor probatorio del original, salvo cuando por disposición legal sea necesaria la presentación del original o de una determinada copia”.

 

 

Fuente: Corte Constitucional, Sentencia SU774/14

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