LO QUE DEBES SABER SOBRE FORMALIZACIÓN DE DOCUMENTOS EN COLOMBIA PARA QUE SEAN VÁLIDOS EN OTRO PAÍS (APOSTILLA Y LEGALIZACIÓN)

En que consiste la Apostilla o Apostille?

Consiste en certificar la firma del funcionario público para que el documento sea válido en otro país que hace parte del Convenio de la Haya sobre Apostilla, cuya firma deberá estar registrada en la base de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores.

En que consiste la legalización de documentos?

Consiste en certificar la firma del funcionario público para que el documento sea válido en otro país que no hace parte del Convenio de la Apostilla (Convenio de la Haya), cuya firma deberá estar registrada en la base de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores.

Se pude apostillar o legalizar on line?

Si. Colombia presta el servicio en línea con el cual permite realizar el trámite sin necesidad de acudir a las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores, está disponible las 24 horas del día (todos los días de la semana – incluidos festivos) y se puede ingresar desde cualquier lugar del mundo, generando mayor facilidad y accesibilidad al servicio.

Se puede apostillar o legalizar más de un documento?

No hay límite de documentos para la expedición de apostilla y/o legalización. El usuario puede realizar el trámite cuantas veces desee.

Que documentos se pueden apostillar o legalizar?

Los documentos que serán objeto de apostilla y/o legalización, deben cumplir con los requisitos establecidos para los mismos, que se encuentran en la página web de la Cancillería www.cancilleria.gov.co – en la pestaña “requisitos”, asimismo, cuando digitalice su documento en archivo PDF, deberá verificar que no supere los 11MB de peso y diligenciar una solicitud por cada documento.

La apostilla o legalización tiene una determinada vigencia?

La apostilla y/o legalización no tiene vigencia, ahora bien, cada Estado o Entidad es autónomo e independiente para solicitarle una nueva apostilla si así lo considera pertinente.

Cual es el costo de la apostilla o legalización en pesos en Colombia?

Hoy día tiene un costo aproximado de $31.000 por apostilla y legalización $21.000. estos valores son aproximados ya que pueden variar año a año.

 

Apostilla Legalización
En Colombia $31.000 $21.000

 

 

 

Cual puede ser el costo aproximado de la apostilla desde otros países?

Apostilla

Zona Geográfica Costos
Europa y Cuba EUR €7
Resto del Mundo USD $10

La tabla anterior incluye impuesto de timbre

 

Apostilla Tarifas para Europa (EUROS)
Costo Base Ministerio Impuesto Timbre Costo Total del Trámite
€7 €0 €7
Tarifas para el resto del mundo (USD)
Costo Base Ministerio Impuesto Timbre Costo Total del Trámite
USD $10 USD $0 USD $10

 

 

Legalización

Zona Geográfica Costos
Europa y Cuba EUR €7
Resto del Mundo USD $9

La tabla anterior incluye impuesto de timbre

 

Legalización Tarifas para Europa (EUROS)
Costo Base Ministerio Impuesto Timbre Costo Total del Trámite
€7 €0 €7
Tarifas para el resto del mundo (USD)
Costo Base Ministerio Impuesto Timbre Costo Total del Trámite
USD $9 USD $0 USD $9

 

El pago se debe hacer el mismo día que se genera la referencia de pago, de lo contrario deberá generar una nueva referencia en la fecha en la que realizará el pago.

 

El pago puede efectuarse directamente en la oficina del Consulado. Ver Directorio de Consulados en el siguiente link:https://tramites.cancilleria.gov.co/ciudadano/directorio/Misiones/enExterior.aspx

Pago por PSE, para lo cual debe contar con una cuenta activa en Colombia, habilitada por la respectiva entidad financiera con el servicio para pagos electrónicos.

 

Lista de consulados que reciben Money Order para realizar el pago:

  • Atlanta, Estados Unidos
  • Boston, Estados Unidos
  • Calgary, Canadá
  • Chicago, Estados Unidos
  • Houston, Estados Unidos
  • Los Ángeles, Estados Unidos
  • Miami, Estados Unidos
  • Newark, Estados Unidos
  • Nueva York, Estados Unidos
  • Orlando, Estados Unidos
  • San Francisco, Estados Unidos
  • Washington, Estados Unidos

Nota: Cuando vaya a realizar su trámite, verifique con el Consulado más cercano los medios de pago disponibles.

 

¿Qué debo hacer para que un documento que se haya expedido en un país diferente a Colombia tenga validez en el territorio colombiano?

 

Si el documento fue expedido en un país que hace parte del Convenio de la Haya, debe traer el documento apostillado desde el país que emitió el documento. En el siguiente link, usted podrá encontrar el listado de países que hacen parte del Convenio de la Haya:

http://www.cancilleria.gov.co/tramites_servicios/apostilla_legalizacion

Si el documento fue expedido en un país que NO hace parte del Convenio de la apostilla, debe cumplir con las siguiente Cadenas de legalización. En el siguiente link, usted podrá encontrar el listado de países que NO hacen parte del Convenio de la Apostilla:

http://www.cancilleria.gov.co/tramites_servicios/apostilla_legalizacion

Cadena de legalización:

A continuación encontrará los pasos que deben llevarse a cabo para cumplir con la cadena de legalización:

Cadena de legalización de Colombia al exterior:
a) Avalar el documento ante la Entidad colombiana que corresponda.
b) Dirigir el documento al Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, haciendo usos de los medios electrónicos dispuestos para tal fin.
c) Llevar los documentos legalizados al Consulado del país de destino.
d) Terminar la cadena de legalización en el Ministerio de Relaciones Exteriores o quien haga sus veces en el país de destino.

 

Cadena de legalización del exterior hacia Colombia:
a) Avalar el documento ante la Entidad extranjera para su certificación.
b) Dirigir el documento al Ministerio de Relaciones Exteriores o quien haga sus veces en el país de origen.
c) Llevar los documentos al Consulado colombiano en el país de origen, para avalar la firma del funcionario del Ministerio de Relaciones Exteriores o quien haga sus veces.
d) Terminar la cadena de legalización en el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, para acreditar la firma del Cónsul colombiano, haciendo usos de los medios electrónicos dispuestos para tal fin.

 

¿Qué debo hacer si en el país donde se emitió el documento no hay un consulado de Colombia?

Si no hay consulado de Colombia en el país que emitió el documento usted tiene dos opciones:

 

Cadena de legalización mediante figura de país amigo

  1. Avalar el documento ante la Entidad extranjera para su certificación.
  2. Dirigir el documento al Ministerio de Relaciones Exteriores o quien haga sus veces en el país de origen.
  3. El documento debe dirigirse al Consulado que tenga relaciones diplomáticas con Colombia.
  4. validar la firma del Consulado que tenga relaciones diplomáticas con Colombia, en el Ministerio de Relaciones Exteriores del país amigo.
  5. Llevar los documentos al Consulado colombiano en el país amigo para certificar la firma.
  6. Terminar la cadena de legalización en el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, para abonar la firma del Cónsul colombiano, haciendo usos de los medios electrónicos dispuestos para tal fin.

 

Cadena de legalización mediante figura de Circunscripción

 

  1. a) Hacer firmar el documento ante la Entidad extranjera para su certificación.
  2. b) Presentar el documento al Ministerio de Relaciones Exteriores o quien haga sus veces del país de origen.
  3. c) El documento debe dirigirse al Consulado de Colombia que tenga la Circunscripción de ese país (Decreto N° 1067 de 2015). d) Terminar la cadena de legalización en el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, para avalar la firma del Cónsul colombiano, haciendo usos de los medios electrónicos dispuestos para tal fin.

¿Cómo puedo hacer la apostilla o legalización del Certificado de Antecedentes Judiciales y Antecedentes Disciplinarios?

 

A través del aplicativo en línea de la página web del Ministerio de Relaciones Exteriores:

https://tramites.cancilleria.gov.co/apostillalegalizacion/solicitud/inicio.aspx

¿Qué debo hacer si al momento de solicitar los antecedentes judiciales me aparece la leyenda: Su solicitud de consulta de base de datos de antecedentes judiciales no pudo ser procesada, acérquese a la Unidad de la Dirección de Investigación Judicial?

 

Acercarse a la Unidad de la Dirección de Investigación Judicial – DIJIN – o a la Seccional de Investigación Judicial – SIJIN – de la Policía Nacional de Colombia con su cédula de ciudadanía colombiana, realizar la inscripción y efectuar nuevamente el trámite a través de la página de la Cancillería.

 

¿Cómo puedo apostillar o legalizar un pasaporte colombiano?

 

Pasaporte Convencional (sin lectura mecánica): para Apostillar o Legalizar el pasaporte convencional bastará aportar la copia legible del mismo.

Pasaporte con zona de lectura mecánica o electrónico: Este tipo de pasaporte se podrá Apostillar o Legalizar en línea, para lo cual deberá ingresar al siguiente enlace:

https://tramites.cancilleria.gov.co/apostillalegalizacion/solicitud/inicio.aspx

¿Qué debo hacer si el documento a apostillar o legalizar requiere presentarse en otro idioma diferente al castellano?

 

Si el documento a Apostillar o Legalizar requiere presentarse en otro idioma diferente al castellano, deberá ser traducido por traductor oficial colombiano, para consultar el listado de traductores oficiales ingrese al siguiente link:

https://tramites.cancilleria.gov.co/ciudadano/directorio/Traductores/traductores.aspx

Una vez traducido el documento, deberá Apostillarse o Legalizarse la firma del traductor oficial, si se lo solicitan. El Ministerio de Relaciones Exteriores, no se hace responsable de la calidad de los trabajos de traducción o de la tarifa cobrada por los mismos, ni exige cantidad de hojas, tipos de letras, ni espacios entre líneas y párrafos, teniendo en cuenta que no son funcionarios de la Cancillería y que este espacio les ha sido cedido para prestar un servicio a los ciudadanos.

¿Qué debo hacer si no hay traductor oficial del idioma al que debo traducir los documentos?

 

Si no hay un traductor oficial, el usuario deberá remitir una solicitud al Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, requiriendo que le certifiquen que no hay traductor oficial del idioma en que desea traducir los documentos.

 

Una vez obtenida la certificación, podrá solicitar la traducción de su documento ante el traductor de su conveniencia y realizar en una notaría el reconocimiento de la firma del traductor.

 

Con la traducción realizada y el reconocimiento de la firma del traductor ante notario, junto con la certificación del Ministerio de Relaciones Exteriores podrá apostillar o legalizar el documento en línea.

¿Cómo puedo solicitar un certificado de un traductor?

La solicitud física se registrará en la oficina de Correspondencia del Ministerio de Relaciones Exteriores, en la Carrera 5 No 9 – 03, Edificio Marco Fidel Suarez.

¿Cómo puedo inscribirme como traductor oficial?

 

Requisitos:

Fotocopia de la resolución expedida por el Ministerio del Interior o del certificado de idoneidad expedido por la Universidad competente, según sea el caso.

Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía o Extranjería.

Nota: Recuerde que los documentos nombrados anteriormente deben ir en un solo formato PDF.

¿Cómo hacer el registro?

Diligenciar el formulario en línea de solicitud de registro de firma, adjuntando los documentos anteriormente indicados y la ficha de firma debidamente diligenciada.

El registro de la firma NO tiene costo.

 

Para más información consulte la guía del ciudadano para registro de firma del traductor oficial, en el siguiente link:

http://www.cancilleria.gov.co/tramites_servicios/apostilla_legalizacion/guias-servicio-al-ciudadano

¿Cómo puedo consultar la referencia única de pago desde la página de la Cancillería?

 

Ingresando a la página de la Cancillería www.cancilleria.gov.co en el título de trámites y servicios seleccionando la opción apostilla. Diríjase al vínculo “Consulte la validez y el estado de su trámite” – en el siguiente enlace:

https://tramites.cancilleria.gov.co/apostillalegalizacion/consulta/tramite.aspx

¿Qué vigencia tiene la referencia única de pago?

 

Tiene vigencia del mismo día en el que se generó. De lo contrario deberá realizar nuevamente la liquidación del trámite a través del correo electrónico en donde recibió la aprobación de la solicitud.

Si no me llegó la apostilla o legalización ¿Cómo puedo descargarla?

 

Ingresando a la página de la Cancillería www.cancilleria.gov.co en el título de trámites y servicios seleccionando la opción apostilla. Diríjase al vínculo “Consulte la validez y el estado de su trámite” y en la pestaña “consulte la validez de su apostilla o legalización”, en el siguiente enlace: https://tramites.cancilleria.gov.co/apostillalegalizacion/consulta/documento.aspx

En la pantalla que se despliega, Digite el número de su apostilla y/o legalización y la fecha de expedición.

Al momento de realizar nuevamente la solicitud de apostilla o legalización, no me deja adjuntar el mismo PDF ¿Qué debo hacer?

 

Si no le permite adjuntar el PDF, debe digitalizar nuevamente su documento en archivo PDF y volver a realizar el trámiteen la página de la Cancillería, en el siguiente link:

https://tramites.cancilleria.gov.co/apostillalegalizacion/solicitud/inicio.aspx

¿Puedo solicitar mi corrección de apostilla y legalización en línea antes de pagar?

 

Sí puede. En el correo electrónico de aprobación encontrará un enlace en donde usted podrá solicitar la corrección de la apostilla o legalización, indicando cuál fue el error cometido.

 

¿Las apostillas y/o legalizaciones expedidas en línea tienen correcciones?

 

De acuerdo con la resolución del MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES, RESOLUCIÓN 3269 DE 2016 “Por la cual se adopta el procedimiento para apostillar y legalizar documentos” en su Artículo 16, a la letra dice:

“ARTÍCULO 16. CORRECCIONES. Las correcciones tendrán lugar únicamente cuando la apostilla o legalización se tramitó de forma presencial, dejando el documento base en físico.

En caso de presentarse errores o inconsistencias en la apostilla y/o legalización emitida por el Ministerio de Relaciones Exteriores, el usuario deberá solicitar de forma verbal al funcionario encargado, la inmediata modificación o corrección del documento emitido dentro de las veinticuatro (24) horas hábiles siguientes a la emisión de la apostilla o legalización que le fue expedida.”.

 

 

IGUALES CONSULTAS EN INGLES

¿What is an Apostille?

 

The Apostille is the legalization of the official signature of a public servant, which must be recorded in the database of the Ministry of Foreign Affairs. The signature of the public servant on a document is certified by apostille but the contents are not certified or checked. A document must be certified by apostille when the country where it will take effect is part of the Convention on the Elimination of Legalization Requirement for Foreign Public Documents, The Hague 1961.

The Apostille may be placed on a private document.  The signature in the private document must be acknowledged by a Notary Public, and the Notary´s signature must be registered in the database of the Ministry of Foreign Affairs.

¿What is a Legalization?

 

A legalization is the acknowledgement of the official signature of a public servant, whose signature must be recorded in the Ministry of Foreign Affairs database. The signature of the public servant on the document is legalized but the contents of the document are not certified or checked. A document must be legalized when the country where it will take effect is not part of the Convention on the Elimination of Legalization Requirement for Foreign Public Documents, The Hague 1961.

 

The Legalization may also placed on a private document.  The signature in the private document must be acknowledged by a Notary Public, and the Notary´s signature must be registered in the Ministry of Foreign Affairs database.

¿What is Online Apostille or Legalization?

 

The Apostille or Legalization Online service allows you to perform the procedure without having to go to the Ministry of Foreign Affairs. This service is available 24 hours a day (every day of the week) and it can be accessed from anywhere in the world, thus offering greater ease and accessibility to the service.

¿Where should I go if I need to apostille or legalize a document?

 

After consulting the requirements on the Ministry of Foreign Affairs´ website, you may apostille and/or legalize documents at: Av. Carrera 19 N° 98 – 03 Sexto Piso, Edificio Torre 100.  Apostille and Legalization Office. Or online, 24 hours a day through www.cancilleria.gov.co

If you are not in Bogotá and only need the Apostille, you can go to the Offices of the Governors of:

Office of the Governor of Antioquia

Medellín

Calle 42B N° 52-106 Piso1 La Alpujarra

(57-4) 2620874

57-4) 2620874

Custome service: Check with the respective Office of the Governor

Office of the Governor of Norte de Santander

San José de Cúcuta

Calle 11 N° 5-05

(57-7) 5836081

(57-7) 5836081

Custome service: Check with the respective Office of the Governor

Office of the Governor of Atlántico

Barranquilla

Calle 40 carrera 45 y 46 Piso 1

(57-5) 3307327

(57-5) 3307327

Custome service: Check with the respective Office of the Governor

 

¿Do I need to make an appointment?

 

You do not need to make an appointment to apostille and/or legalize documents. We receive documents from 8:00 a.m. to 2:00 p.m. and return them from 3:30 p.m. to 4:30 p.m.

Online service 24 hours a day.

¿Must the holder of the document to be certified by apostille or legalized appear in person?

 

No. Anyone may legalize or apostille a document, provided it is endorsed with the official signature of a public servant.

¿How many documents can I apostille or legalize?

 

There is no limit in the number of documents to be apostilled and/or legalized.  You can use this service as many times as you wish.

 ¿Which characteristics must the documents to be certified by apostille or legalized online have?

 

 

The documents to be certified by apostille and/or legalized must meet the requirements which can be found on the Ministry’s website: www.cancilleria.gov.co, also, if you scan documents in a PDF file, you must check that it is not more than 11MB.

¿For how long is an apostille or legalization valid?

 

The Apostille and/or Legalization is a document issued by the Ministry of Foreign Affairs and does not expire.

However, each State is autonomous or independent to request a new Apostille at its discretion.

¿How can I apostille or legalize a Police Certificate (Certificado de Antecedentes Judiciales)?

 

A Police Certificate  or Certificado de Antecedentes Judiciales may only be certified by apostille or legalized through the online application of the Ministry’s website:

https://tramites.cancilleria.gov.co/apostillalegalizacion/solicitudtramite/inicio.aspx

¿How can I apostille or legalize a Colombian passport?

 

Conventional Passport (not machine-readable):  A legible copy of the conventional passport will be sufficient to Apostille or legalize it.

 

Machine-readable Passport:  This type of Passport may only be Certified by apostille or Legalized online, using this link: Apostille or Legalization of a Machine-readable Passport,  clicking the option “Machine-readable Passport”.

¿What do I need to do if the document to be certified by apostille or legalized is presented in a language other than Spanish?

 

If the document to be certified by apostille or legalized is to be presented in a language other than Spanish, the document must be translated by an official translator. The list of official translators appears in the database of the Ministry of Foreign Affairs: please consult that directory of official translators. See Official Translators Directory.

 

Once translated, the signature of the official translator must be certified by apostille or legalized. In order to assist Colombian citizens in their procedures, the Ministry of Foreign Affairs has enabled official translators to register on the Ministry’s website, but the Ministry is not responsible for the quality of the translation nor for the rate charged by them.

 

Fundamentación:

 

Cancillería de Colombia

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